Nicht jede Aufgabe braucht KI. Und nicht jede Automatisierung braucht ein starres Programm. Trotzdem werden die beiden Ansätze oft in einen Topf geworfen. Hier eine klare Einordnung, wann welches Werkzeug das richtige ist.
Programme: Vorhersagbar und zuverlässig
Klassische Programme, Skripte und API-Anbindungen arbeiten deterministisch. Das bedeutet: gleicher Input, gleiches Ergebnis.
Das ist genau richtig, wenn Regeln klar definiert sind. Rechnungen von System A nach System B übertragen. Automatische Freigaben ab einem bestimmten Betrag. Backups, die zu bestimmten Zeiten laufen sollen. Überall dort, wo Nachvollziehbarkeit zählt, etwa bei DSGVO-konformer Datenverarbeitung, ist ein klassisches Softwareprogramm die bessere Wahl.
Kurzum: Wenn die Logik feststeht und sich nicht ändert, ist ein Programm schneller, günstiger, effizienter und nachvollziehbar.
KI: Flexibel und kreativ
KI, insbesondere Large Language Models wie ChatGPT oder Claude, glänzen dort, wo Aufgaben nicht eindeutig regelbasiert sind.
Texte erstellen oder zusammenfassen. Unstrukturierte Daten verstehen, etwa Kundenmails kategorisieren oder PDFs auswerten. Prototypen schnell testen. Ideen generieren. Muster in Daten erkennen, die vorher niemand gesucht hat.
KI ist nicht deterministisch. Der gleiche Prompt kann unterschiedliche Ergebnisse liefern. Für manche Aufgaben ist genau das ein Vorteil, manchmal kann das aber ein Problem darstellen. Außerdem benötigt man bei KI je nach Anwendungsfall teure Hardware (für lokale Modelle) oder nutzt große Anbieter die OpenAI oder Anthropic, welche für die Ein- sowie Ausgabe der Texte berechnen. Deshalb eignet sich KI besonders für Exploration, kreative Aufgaben und Situationen, in denen es keine eindeutig richtige Antwort gibt.
Die beste Lösung: Beides kombinieren
Ein guter Ansatz ist in vielen Fällen die Kombination aus klaren Abläufen und KI-Unterstützung. Ein stabiler, regelbasierter Prozess bildet das Grundgerüst. Die KI unterstützt dort, wo Inhalte variieren oder Entscheidungen nicht über starre Wenn-dann-Regeln abbildbar sind.
Beispiel: Automatisierte Rechnungsverarbeitung. Eingehende Rechnungen werden zuverlässig erfasst und in den bestehenden Prozess übernommen. Die KI liest anschließend unterschiedliche Rechnungsformate aus und erkennt relevante Daten wie Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum. So lassen sich auch abweichende Layouts verarbeiten, ohne dass der Prozess bei jeder neuen Vorlage angepasst werden muss.
Beispiel: Kunden-Support. Anfragen werden zentral gesammelt und automatisch vorsortiert. Die KI priorisiert nach Dringlichkeit, erkennt das Thema und unterstützt bei Antwortvorschlägen. Dadurch landet jede Anfrage schneller beim richtigen Team, und die Reaktionszeit sinkt.
In beiden Fällen behalten Sie einen kontrollierbaren, nachvollziehbaren Ablauf und nutzen gleichzeitig die Flexibilität der KI genau dort, wo sie echten Mehrwert bringt: bei variierenden Inhalten, hoher Fallzahl und zeitkritischen Entscheidungen.
Fazit
KI ersetzt keine klassische Software. Programme ersetzen keine KI. Die Kunst liegt darin, für jeden Teilschritt das richtige Werkzeug zu wählen. In der Praxis sehe ich bei meinen Kunden die besten Ergebnisse, wenn beide Ansätze gezielt kombiniert werden.
Welche Prozesse in Ihrem Unternehmen könnten von einer solchen Kombination profitieren? Kontaktieren Sie mich für eine unverbindliche Erstanalyse.