Telefonische Erreichbarkeit ist für viele Dienstleistungsbetriebe ein unterschätzter Engpass. Wenn gerade viel los ist, klingelt das Telefon genau dann, wenn das Team eigentlich Gäste betreuen, Rückfragen klären oder organisatorische Aufgaben erledigen muss.
Beim Golfclub Schärding ging es genau um diese Entlastung, denn Tee-Time-Anfragen, Buchungen, Stornierungen und allgemeine Fragen sollten zuverlässig beantwortet werden, ohne das Sekretariat weiter zu belasten. Dafür habe ich einen KI-Telefonassistenten auf Basis von Fonio umgesetzt, der direkt mit dem bestehenden Buchungssystem Nexxchange verbunden ist. Eine ausführliche Fallstudie zum Projekt finden Sie unter Golfclub Schärding KI-Assistent.
Anrufe automatisiert und kontrolliert bearbeiten
Ziel des Projekts war kein einfacher Anrufbeantworter. Der Assistent sollte konkrete Aufgaben übernehmen.
- freie Tee-Times für ein gewünschtes Datum und Zeitfenster abfragen
- Einzelbuchungen und Flight-Buchungen mit bis zu 4 Spielern entgegennehmen
- notwendige Spielerdaten erfassen
- Buchungen im Nexxchange-System anlegen
- bestehende Buchungen über eine Referenznummer stornieren
- Buchungsbestätigungen per SMS versenden
- bei komplexen Anliegen an das Sekretariat weiterleiten
- allgemeine Fragen zu Öffnungszeiten, Preisen, Platzregeln oder Gastronomie beantworten
Wichtig war dabei, dass die KI flexibel genug für natürliche Gespräche bleibt, während die eigentliche Buchungslogik zuverlässig und nachvollziehbar arbeitet.
Die Lösung mit Fonio und Nexxchange
Die technische Lösung verbindet Fonio als Telefonassistenten mit Nexxchange als bestehendem Buchungssystem. Fonio übernimmt das Gespräch am Telefon, von der Begrüßung über Rückfragen bis zur Datenerfassung in natürlicher Sprache, während Nexxchange das führende System für Verfügbarkeiten, Buchungen und Stornierungen bleibt.
Über die Nexxchange Agent API übernimmt der Assistent mehrere Schritte.
- verfügbare Tee-Times abrufen
- Preise und Buchungsdetails prüfen
- neue Buchungen durchführen
- Buchungen anhand einer Referenznummer stornieren
- den Status einer bestehenden Buchung abfragen
So entsteht keine parallele Insellösung. Der Telefonassistent arbeitet direkt mit dem bestehenden Buchungssystem und legt Buchungen dort an, wo sie auch vom Golfclub verwaltet werden.
Wie ein typisches Gespräch abläuft
Ein Anruf beim Assistenten folgt einem klaren Ablauf, bleibt aber für den Anrufer natürlich.
Der Assistent fragt zuerst nach Datum und gewünschtem Zeitraum, ruft anschließend freie Tee-Times aus Nexxchange ab und nennt passende Optionen. Wenn der Anrufer buchen möchte, werden die Anzahl der Spieler sowie pro Spieler Vorname, Nachname und Telefonnummer erfasst. Optional kann auch eine ÖGV-Nummer angegeben werden, um bestehende Spielerprofile zu verknüpfen.
Nach der Zusammenfassung bestätigt der Anrufer die Buchung, und der Assistent legt die Tee-Time über die API an. Die dabei erzeugte Buchungsreferenz kann später für Stornierungen verwendet werden und wird auf Wunsch zusätzlich per SMS oder E-Mail verschickt.
Bei Stornierungen läuft der Prozess ähnlich strukturiert. Der Anrufer nennt seine Buchungsreferenz, der Assistent prüft den Status und führt die Stornierung durch, sofern sie möglich ist.
Wissensdatenbank statt starrer Standardantworten
Neben Buchungen gibt es viele Fragen, die nicht direkt mit freien Startzeiten zu tun haben. Dazu zählen Öffnungszeiten, Greenfee-Preise, Platzinformationen, Gastronomie, Regeln oder Veranstaltungen.
Für diese Antworten wurde die Fonio-Wissensdatenbank eingebunden, in der der Golfclub relevante PDF-Dokumente bereitstellt. Der Assistent kann deren Inhalte im Gespräch verwenden und viele Standardfragen sofort beantworten, ohne dass jemand im Sekretariat nachsehen muss.
Die Verantwortung für diese Wissensdatenbank bleibt klar getrennt. Im Projekt wurde die initiale Strukturierung unterstützt, während die laufende Pflege der Inhalte beim Golfclub bleibt, damit Antworten aktuell bleiben.
Warum die Kombination aus KI und klassischer API-Anbindung entscheidend ist
Dieses Projekt zeigt gut, wo KI in der Praxis ihren Wert bringt und wo klassische Softwarelogik unverzichtbar bleibt.
Im Gespräch spielt die KI ihre Stärke aus, weil sie unterschiedliche Formulierungen versteht, fehlende Informationen nachfragt und Anrufer Schritt für Schritt durch den Prozess führt. Bei verbindlichen Aktionen wie Verfügbarkeit prüfen, Buchung anlegen oder Stornierung durchführen sorgt die API-Anbindung für Verlässlichkeit.
Robust wird die Lösung, weil die Aufgaben klar getrennt sind und die KI nicht frei über Buchungen entscheidet. Sie sammelt Informationen und nutzt definierte Schnittstellen. Das bestehende Buchungssystem bleibt maßgeblich.
Fallback für komplexe Anliegen
Nicht jeder Anruf passt in einen automatisierten Ablauf, deshalb wurde eine Fallback-Weiterleitung an das Sekretariat eingerichtet. Wenn eine Frage nicht über die Wissensdatenbank beantwortet werden kann oder ein Anliegen zu komplex ist, wird der Anrufer weitergeleitet.
Automatisierung bedeutet in diesem Fall also nicht, Menschen aus dem Prozess zu entfernen. Sie sorgt vielmehr dafür, dass Routinefälle automatisch erledigt werden und das Team mehr Zeit für Sonderfälle hat.
Das Ergebnis für den Golfclub
Der KI-Telefonassistent übernimmt das Gespräch nach wenigen Klingelzeichen und kann typische Anfragen selbstständig bearbeiten. Daraus entstehen mehrere Vorteile.
- bessere Erreichbarkeit für Anrufer
- weniger Unterbrechungen im Sekretariat
- automatische Tee-Time-Abfragen und Buchungen per Telefon
- Stornierungen ohne manuellen Zwischenschritt
- Buchungsbestätigungen inklusive Referenznummer
- schnelle Antworten auf häufige Clubfragen
- klare Übergabe an das Sekretariat bei komplexen Anliegen
Für den Golfclub entsteht damit keine abstrakte KI-Spielerei, sondern eine konkrete Entlastung im Alltag.
Kompetent, verlässlich, sehr strukturiert und lösungsorientiert in der Umsetzung. Christoph von Tabspaces hat uns unterstützt den KI-Assistent/in im Golfclub einzuführen. Sehr professionell umgesetzt und auch bei den Feinjustierungen (Klingelzeiten, Weiterleitung, etc.) wurde prompt reagiert, schnell und pragmatisch die Anpassungen gemacht. So stellt man sich die Zusammenarbeit mit einem Profi vor.
Franz Ebetshuber, Vorstand, Golfclub Schärding
Fazit
Ein guter KI-Telefonassistent ist mehr als eine Stimme am Telefon. Entscheidend ist die saubere Verbindung aus Gesprächslogik, Wissensbasis, bestehenden Systemen und klaren Fallbacks.
Beim Golfclub Schärding übernimmt die KI genau die Aufgaben, die häufig, strukturiert und zeitkritisch sind. Dazu gehören Tee-Time-Anfragen, Buchungen, Stornierungen und Standardinformationen. Das Sekretariat bleibt erreichbar für alles, was persönliche Betreuung oder Sonderwissen braucht.
Mehr zu meinen Leistungen finden Sie unter KI-Services. Wenn Sie prüfen möchten, ob sich ein KI-Telefonassistent auch für Ihr Unternehmen eignet, kontaktieren Sie mich für ein unverbindliches Erstgespräch.