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Workflow-Automatisierung für KMU

Workflow-Automatisierung für KMU. Weniger Büroarbeit.

Ich finde die Prozesse, die Sie jeden Monat Geld kosten, und automatisiere sie als Entwickler. Von der Analyse bis zum laufenden Betrieb, zu Fixpreisen statt Stundensätzen.

Christoph Stenglein automatisiert Büroprozesse für KMU

Was ich automatisiere

Sieben Beispiele aus der Praxis. Ihr Ablauf ist nicht dabei? Wahrscheinlich lässt er sich trotzdem automatisieren.

Rechnungseingang

Rechnungen kommen per E-Mail, werden automatisch ausgelesen, abgelegt und zur Freigabe vorgelegt. Optional mit Export an Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater.

Angebots- und Auftragsdaten

Daten aus Anfragen landen automatisch in Ihrer Software statt in der Ablage „später abtippen“.

KI-Telefonassistent

Routineanrufe werden angenommen, Fragen beantwortet und Termine oder Buchungen direkt in Ihren bestehenden Systemen bearbeitet.

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Berichte und Auswertungen

Wochen- und Monatsberichte entstehen automatisch aus Ihren bestehenden Daten.

Dokumentenverarbeitung mit KI

Lieferscheine, Verträge und Formulare werden per KI ausgelesen. Auf Wunsch mit Modellen, die lokal laufen. Ihre Dokumente verlassen das Haus nicht.

Systeme verbinden

Wenn Ihre Programme nicht miteinander sprechen, baue ich die Schnittstelle, etwa zwischen Webshop, Warenwirtschaft, Buchhaltung und E-Mail.

Wiederkehrende Routinen

Alles, was regelmäßig und nach festen Regeln passiert, lässt sich automatisieren, zum Beispiel Erinnerungen, Terminvergaben oder Datenabgleiche.

Die drei Stufen im Detail

Sie steigen dort ein, wo es für Sie passt. Jede Stufe hat ein klares Ergebnis und einen Fixpreis.

1

Potenzial- und Lösungsanalyse

Optionaler Einstieg
Fixpreis 800 €

netto, zzgl. USt. · ich prüfe für Sie, ob aktuell Förderungen verfügbar sind

Ein halber Tag, vor Ort oder remote. Ich prüfe ergebnisoffen, ob Konfiguration vorhandener Systeme, geeignete Standardsoftware, eine Integration oder Individualentwicklung sinnvoll ist. Individuelle Entwicklung empfehle ich nur, wenn sie sich wirtschaftlich rechnet. Sie erhalten eine schriftliche Empfehlung und entscheiden danach ohne Verpflichtung zur Umsetzung. Wissen Sie bereits, was umgesetzt werden soll, überspringen Sie diese Stufe und starten direkt mit dem Umsetzungs-Sprint.

Ablauf

  • Halber Tag vor Ort oder remote, ich sehe Ihre Abläufe in der Praxis.
  • Aufnahme von 1 bis 2 Prozessen mit Zeitaufwand.
  • Prüfung vorhandener Funktionen, geeigneter Standardsoftware und möglicher Integrationen.
  • Wirtschaftliche Bewertung und schriftliche Empfehlung zum passenden Lösungsweg.

Sie haben am Ende: Eine schriftliche Empfehlung, ob Konfiguration, Standardsoftware, Integration oder Individualentwicklung sinnvoll ist.

Geeignet für: Betriebe, die noch nicht wissen, welche Prozesse sie optimieren könnten, und eine klare Entscheidungsgrundlage wollen, bevor sie investieren.

2

Umsetzungs-Sprint

ab 1.900 €

netto, zzgl. USt. · Fixpreis pro Prozess, steht vor Projektstart fest

Ein Prozess, ein definiertes Ergebnis. Zum Beispiel: Ihr Rechnungseingang läuft automatisch, während Sie im Kundentermin sitzen. Ich entwickle robusten Code, der auch das nächste Update übersteht.

Ablauf

  • Feinkonzept für den ausgewählten Prozess.
  • Test mit Ihren echten Daten.
  • Übergabe mit Dokumentation und Einschulung.

Sie haben am Ende: Ein fertig automatisierter Prozess, dazu Dokumentation.

Geeignet für: Betriebe mit einem klar abgegrenzten Prozess, der ab sofort automatisch laufen soll - auch direkt, ohne vorherige Potenzial- und Lösungsanalyse.

3

Laufender Betrieb

ab 99 €

netto, zzgl. USt. · pro Monat, optional und monatlich kündbar

Ich überwache Ihre Automatisierungen, halte sie aktuell und passe sie an, wenn sich Ihre Abläufe ändern. Sie haben einen Ansprechpartner, der Ihren Betrieb kennt. Reaktion innerhalb eines Werktags.

Ablauf

  • Monitoring Ihrer laufenden Automatisierungen.
  • Updates und Wartung, damit nichts stehen bleibt.
  • Anpassung, wenn sich Ihre Abläufe ändern.

Sie haben am Ende: Automatisierungen, die zuverlässig laufen, und ein fester Ansprechpartner.

Geeignet für: Betriebe, die ihre Automatisierungen dauerhaft stabil halten wollen.

Alle Automatisierungen laufen wahlweise auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder auf Servern in Österreich. DSGVO-konform, ohne US-Cloud-Zwang.

Mit oder ohne KI?

KI ist für mich ein Werkzeug wie jedes andere. Viele Prozesse lassen sich mit klassischer Automatisierung schneller und zuverlässiger lösen.

Wo KI wirklich hilft, setze ich sie gezielt ein, etwa beim Auslesen von Dokumenten oder beim Einordnen unstrukturierter Texte. Auf Wunsch mit lokalen Modellen, DSGVO-konform, ohne dass Daten an US-Anbieter fließen.

Blog: KI oder Programm? Wann sich welcher Ansatz lohnt

Was kostet Sie manuelle Arbeit pro Monat?

Mit meinem Rechner finden Sie es in zwei Minuten heraus: Stunden, Kosten und Einsparpotenzial Ihrer manuellen Prozesse.

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FAQ

Häufig gestellte Fragen

Das hängt vom Prozess ab: Wie viele Systeme sind beteiligt, wie sauber sind die Daten, wie viele Sonderfälle gibt es? Deshalb nenne ich Ihnen für jede Umsetzung einen Fixpreis, bevor das Projekt startet - es gibt keine offenen Stundenzettel. Dasselbe gilt für den laufenden Betrieb: eine monatliche Pauschale, abhängig von Anzahl und Komplexität Ihrer Automatisierungen, monatlich kündbar. Wenn der passende Lösungsweg noch offen ist, ist die optionale Potenzial- und Lösungsanalyse zum Fixpreis von 800 € netto der richtige Einstieg. Förderungen wie KMU.DIGITAL oder ERFOLG.PLUS prüfe ich für Sie, sofern die Programme gerade offen sind.
Die Potenzial- und Lösungsanalyse dauert einen halben Tag, vor Ort oder remote. Ein einzelner Prozess ist meist in zwei bis drei Wochen automatisiert. Größere Vorhaben setze ich Prozess für Prozess um, nach Ihrer Priorität.
Genau dafür gibt es den laufenden Betrieb. Ich passe Ihre Automatisierungen an, wenn sich Abläufe, Formulare oder Schnittstellen ändern. Sie bleiben handlungsfähig, ohne bei jeder Änderung ein neues Projekt starten zu müssen.
Meistens nicht. Ich prüfe zuerst vorhandene Funktionen und mögliche Schnittstellen. Standardsoftware oder Individualentwicklung empfehle ich nur, wenn der jeweilige Weg sinnvoll ist und sich wirtschaftlich rechnet. Das klären wir im Erstgespräch oder in der optionalen Potenzial- und Lösungsanalyse.
Manchmal ja, manchmal nein. Es kommt weniger auf die Betriebsgröße an als darauf, wie viel Zeit ein Prozess frisst. Die Potenzial- und Lösungsanalyse prüft ergebnisoffen, welcher Weg wirtschaftlich sinnvoll ist. Wenn sich keiner rechnet, steht das ebenfalls in der Empfehlung.
Wahlweise auf Servern in Österreich oder direkt auf Ihrer eigenen Infrastruktur. DSGVO-konform, ohne US-Cloud-Zwang. KI-Modelle laufen auf Wunsch lokal, sodass Ihre Dokumente das Haus nicht verlassen.
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